Milyen újdonságokat tartogat az EU AI Act a munkáltatók és HR szakemberek számára?

Az EU AI Act a mesterséges intelligencia rendszereket különböző kategóriákba sorolja, figyelembe véve azok kockázati szintjét. Az osztályozás három fő kategóriára épül: alacsony, közepes és magas kockázatú rendszerek. Az alacsony kockázatú alkalmazások, mint például a chatbots, kevésbé szabályozottak, míg a magas kockázatú rendszerek, amelyek például az egészségügyben vagy a közbiztonság területén működnek, szigorúbb ellenőrzéseket és megfelelési követelményeket igényelnek. Az EU célja, hogy biztosítsa a mesterséges intelligencia biztonságos és etikus használatát, védve ezzel a felhasználók jogait és érdekeit.

A mesterséges intelligencia alkalmazása napjainkban szinte minden területen megfigyelhető, és a HR-szektor sem kivétel ez alól. Különösen a toborzás és kiválasztás folyamataiban nyer egyre nagyobb szerepet. Az AI Act előírásainak betartásához elengedhetetlen, hogy a munkáltatók és a külső HR-szolgáltatók is tisztában legyenek azzal, hogy az adott AI-rendszer milyen kockázati kategóriába esik. Az AI Act kockázatalapú megközelítése négy fő csoportba sorolja az intelligens megoldásokat, figyelembe véve azok társadalmi hatásait és az alapvető emberi jogokra gyakorolt hatásait. E szerint az AI rendszerek lehetnek elfogadhatatlan, magas, korlátozott vagy minimális kockázatúak, ami meghatározza a munkáltatók és HR-szakemberek kötelezettségeit is.

A HR-szektorban a legnagyobb kockázatot az "elfogadhatatlan kockázatú" mesterséges intelligencia alkalmazások jelentik - figyelmeztetett dr. Szabó Gergely Gábor. Ezek az alkalmazások ellentétesek az Európai Unió alapvető értékeivel, és használatuk szigorúan tilos. Az AI Act értelmében a legmagasabb kockázati kategóriába tartoznak azok az AI rendszerek, amelyek képesek érzelmeket azonosítani a munkahelyi környezetben. Az érzelemfelismerő algoritmusok képesek a munkavállalók biometrikus adataiból, például arckifejezésekből és hanghordozásból, következtetni a dolgozók elégedettségére vagy mentális állapotára. Elegendő lehet egy apró mozdulat, egy szkeptikus mosoly, vagy akár a beszéd bizonyos aspektusai, mint például a suttogás ahhoz, hogy az AI értékes információkat nyújtson a munkáltatók számára. Az AI Act azonban kifejezetten megtiltja az érzelemfelismerő rendszerek ilyen típusú alkalmazását a munkahelyeken, és 2025. február 2-ától komoly következményekkel járhat a szabályszegés.

Az AI Act megsértése súlyos bírságot von maga után, melynek maximális összege akár 35 millió euró, vagy a vállalkozás éves forgalmának 7 százaléka lehet, attól függően, hogy melyik súlyosabb. Vannak azonban olyan kivételes helyzetek, melyek esetében a munkahelyi érzelemfelismerő rendszerek használata mégsem válik tiltottá. Egy biztonsági vagy orvosi okból telepített, vagy forgalomba hozott munkahelyi környezetben használt AI, mely pl. balesetek megelőzése érdekében felismeri a fáradtságot tehergépkocsi-vezetők esetében olyan kivétel, melynek használata az AI Act alapján is engedélyezett. Fontos, hogy bár az ilyen rendszerek használata nem tiltott, de "nagy kockázatú" AI-rendszerek kategóriájába tartoznak, így a "nagy kockázatú" mesterséges intelligenciára vonatkozó szabályok irányadóak rájuk.

A foglalkoztatással összefüggő "nagy kockázatú" tevékenységek várhatóan széles spektrumot fognak érinteni a HR szektorban és a munkáltatók körében. Ezek a tevékenységek komoly fenyegetést jelenthetnek az egyének egészségére, biztonságára, illetve alapvető jogaira. Habár az AI Act nem zárja ki ezeknek a rendszereknek a használatát, alkalmazásukhoz szigorú szabályok betartása szükséges. A munkáltatóknak és HR szakembereknek különféle technikai, szervezési és védelmi intézkedéseket kell bevezetniük annak érdekében, hogy az AI rendszerek működése megfeleljen az AI Act előírásainak – hívta fel a figyelmet a Bán, S. Szabó, Rausch & Partners Ügyvédi Iroda szakértője.

Ebben a kategóriában olyan mesterséges intelligencia rendszerek találhatók, amelyek a munkavállalók toborzásával és irányításával kapcsolatos folyamatokat szolgálják. Ide tartozik a kiválasztási folyamatok automatizálása, a munkaviszonyt érintő döntések elősegítése, valamint olyan funkciók, mint a munkavállalók előléptetése, felmondása és teljesítményértékelése. Dr. Szabó Gergely Gábor hangsúlyozta, hogy elengedhetetlen, hogy az AI rendszerek bevezetését megalapozott döntések és szakszerű jogi támogatás kísérje.

A HR-ágazatban használt AI-rendszerekkel kapcsolatos követelmények célja az átlátható, megkülönböztetésmentes és méltányos működés biztosítása. A vonatkozó kötelezettségek a teljesség igénye nélkül a következők:

1. Toborzás és kiválasztás A toborzás és kiválasztás folyamata kulcsfontosságú lépés a sikeres munkaerő-gazdálkodásban. Ez a szakasz nem csupán arról szól, hogy megtaláljuk a megfelelő jelölteket, hanem arról is, hogy megteremtsük a vállalat kultúrájához legjobban illeszkedő csapatot. A toborzás során különböző módszerek alkalmazásával, mint például online álláshirdetések, közvetítők vagy közösségi média, széleskörű jelöltbázist hozunk létre. A kiválasztás fázisában a jelöltek alapos értékelése következik, amely magában foglalja az interjúkat, teszteket és referenciák ellenőrzését. Fontos, hogy a jelöltek ne csupán szakmai kompetenciáik, hanem személyiségjegyeik alapján is megfeleljenek a csapat igényeinek. A sikeres toborzás és kiválasztás végső célja, hogy olyan munkatársakat találjunk, akik motiváltak, elkötelezettek és hozzájárulnak a vállalat hosszú távú céljainak eléréséhez.

- Tájékoztatási kötelezettség: A munkáltató, valamint a külső HR szolgáltató köteles értesíteni az állásra pályázókat arról, hogy az adott pozícióra való jelentkezés során mesterséges intelligencia rendszert használ a jelentkezések vagy az önéletrajzok értékelésére. A jelölteknek joguk van megismerni, hogy milyen típusú adatokat gyűjtött és hogyan dolgozott fel az AI a kiválasztási folyamat során.

Adatminőség: Az AI-rendszer által alkalmazott adatoknak nemcsak relevánsnak, hanem a modell céljainak megfelelően reprezentatívnak is kell lennie. A rendszeres adatellenőrzés kulcsfontosságú a lehetséges torzítások elkerülése érdekében. Ezáltal biztosítható a diszkriminációmentesség, és csökkenthető a téves döntések meghozatalának kockázata.

- Diszkriminációmentesség: A munkáltatónak, illetve a külsős HR cégnek gondoskodnia kell arról, hogy az AI-ban alkalmazott algoritmusok ne erősítsék a hátrányos megkülönböztetést, ne tartalmazzanak előítéleteket valamely védett tulajdonság (nem, etnikum, kor stb.) alapján.

- Emberi felügyelet: A munkáltatónak, valamint a külső HR szolgáltatónak kulcsfontosságú feladata, hogy hatékonyan garantálja az általa alkalmazott mesterséges intelligencia rendszerek megfelelő emberi felügyeletét. Ehhez olyan szakemberek szükségesek, akik kellő tapasztalattal és tudással rendelkeznek ahhoz, hogy folyamatosan nyomon követhessék az AI működését, és szükség esetén döntéseket hozhassanak a rendszer alkalmazásának felfüggesztéséről, vagy a kimenetek figyelmen kívül hagyásáról.

A munkavállaló értékelése egy kulcsfontosságú folyamat, amely során nem csupán a teljesítményt mérjük, hanem figyelembe vesszük a fejlődési lehetőségeket és a jövőbeni célokat is. Az értékelés során fontos, hogy a visszajelzés konstruktív és támogató legyen, így segítve a munkavállalót abban, hogy felismerje saját erősségeit és gyengeségeit. A rendszeres értékelések nemcsak a munkavállaló fejlődését segítik elő, hanem hozzájárulnak a csapat kohéziójához és a vállalati kultúra erősítéséhez is. Az értékelési folyamatnak átláthatónak és objektívnek kell lennie, hogy mindenki számára egyértelmű legyen, milyen kritériumok alapján történik a minősítés.

- Tájékoztatási kötelezettség: A munkavállalót, az értékelése során is tájékoztatni kell arról, ha a teljesítményének felméréséhez AI-rendszert vesznek igénybe és arról is, hogy az értékelés során az AI milyen adatokat és hogyan dolgozott fel, illetve milyen szempontokat vett figyelembe.

- Emberi felügyelet: A toborzás és kiválasztás folyamata mellett a munkavállalók értékelése során is elengedhetetlen, hogy megfelelő emberi felügyeletet alkalmazzunk. Ez segít minimalizálni a kockázatokat és biztosítani, hogy a döntések megalapozottak és átgondoltak legyenek.

- Adatvédelem: Az értékelési folyamat során az AI által használt adatoknak meg kell felelniük a vonatkozó adatvédelmi jogszabályoknak.

3. Munkaviszonyt befolyásoló döntések meghozatala és a felmondás folyamata A munkaviszonyt érintő döntések, mint például a felmondás, rendkívül fontos lépéseket jelentenek a munkavállalók és a munkáltatók számára egyaránt. Ezek a döntések nemcsak a munkahelyi környezetet, hanem a jövőbeni karrierlehetőségeket is jelentősen befolyásolhatják. A felmondás előtt érdemes alaposan mérlegelni a helyzetet, figyelembe véve a munkaviszony alatt szerzett tapasztalatokat, a munkahelyi kultúrát, és a jövőbeli terveket. A döntés meghozatala során fontos, hogy a munkavállaló tisztában legyen jogaival és kötelezettségeivel, valamint a felmondás következményeivel. A felmondás menete során elengedhetetlen, hogy a munkavállaló a lehető legprofesszionálisabb módon járjon el, ezáltal megőrizve a jó kapcsolatokat a munkáltatóval és a kollégákkal. Az átgondolt kommunikáció és a megfelelő indoklás segíthet abban, hogy a jövőbeli munkalehetőségek során is pozitív fényben tüntessük fel magunkat. Összességében a munkaviszonyt érintő döntések meghozatala, különösen a felmondás, komoly felelősséggel jár, és alapos előkészületeket igényel a munkavállaló részéről.

- Tájékoztatási kötelezettség: Ha a munkaviszonnyal kapcsolatos döntés, például előléptetés vagy felmondás, mesterséges intelligencia (AI) bevonásával született, a munkáltatónak kötelessége értesíteni az érintett felet arról, hogy a döntéshozatal során AI-t használtak. Továbbá, fontos, hogy a munkavállaló megkapja az információt arról is, hogy az AI milyen szempontok figyelembevételével támogatta a döntéshozatalt. Ezen kívül a munkavállalónak részletes tájékoztatást kell kapnia a döntés okairól és a mögöttes folyamatokról is.

- Diszkriminációmentesség: A munkáltatónak szavatolnia kell, hogy a munkaviszonyra vonatkozó döntések során az AI-rendszerek elkerüljék a hátrányos megkülönböztetést, amely nem, kor, etnikum vagy más védett jellemzők alapján történik. Azáltal, hogy az alkalmazott mesterséges intelligencia nem válik a diszkrimináció eszközévé, a munkáltató jelentős lépést tehet az egyenlő bánásmód hatékony elősegítése érdekében.

A fent leírtakon felül általános követelményként fogalmazható meg még az AI-rendszerek használati utasításoknak megfelelő alkalmazása, az átlátható működéshez szükséges technikai feltételek megteremtése, szolgáltató tájékoztatása az AI használata során észlelt hibákról, incidensekről, valamint az AI-rendszer által automatikusan generált naplók megőrzése legalább 6 hónapig, kivéve, ha az uniós vagy nemzeti jog ettől eltérően nem rendelkezik.

Az AI Act alapján nem minősül minden munkahelyi felhasználási eset elfogadhatatlan vagy nagy kockázatúnak. Vannak, magukban csekélyebb veszélyt hordozó felhasználási módok, melyekre enyhébb átláthatósági követelmények vonatkoznak. Az ilyen korlátozott kockázatú AI-rendszerek nem esnek a "nagy kockázatú" kategóriába, mivel nem gyakorolnak jelentős hatást az érdemi döntéshozatalra, ezáltal nem jelentenek számottevő veszélyt az emberek alapvető jogaira, egészségére vagy biztonságára. Erre lehet példa egy szűkebb eljárási feladat elvégzésére használt, vagy egy döntés meghozatalát ténylegesen nem befolyásoló AI. Általában ilyen korlátozott kockázatú mesterséges intelligenciának minősülnek a munkáltatók által használt "Chatbotok", vagy munkavégzést elősegítő rendszerek is, melyek használata során a legfontosabb követelmény a felhasználó számára egyértelművé tenni, hogy mesterséges intelligenciával kommunikál.

A munkavállalók személyes adatait kezelő, illetve feldolgozó AI-rendszerek esetén az adatvédelmi szabályok, így a GDPR és a Munka törvénykönyve ("Mt.") rendelkezéseit is be kell tartani.

A munkavállalókkal kapcsolatos mesterséges intelligencia alkalmazása során kiemelten fontos, hogy a munkáltató csak olyan nyilatkozatok vagy személyes adatok megadását kérheti a munkavállalóktól, amelyek a munkaviszony létesítése, fenntartása és megszüntetése szempontjából relevánsak. A célhoz kötöttség elve azt diktálja, hogy az érintettek személyes adatait a toborzási és kiválasztási folyamatokban, a munkavállalók értékelésénél, valamint a munkaviszonyhoz kapcsolódó döntések – például a felmondások – meghozatalánál kizárólag olyan mértékben szabad felhasználni, amely elengedhetetlen a kitűzött cél eléréséhez. Ezen kívül a munkáltatónak kötelező írásban tájékoztatnia az érintetteket az adatkezelésről.

Ha a munkáltató egy korábban meghatározott célra összegyűjtött adatokat szeretne más célokra is felhasználni, akkor új jogalapra van szüksége, például az érintett beleegyezésére vagy jogszabályi felhatalmazásra. Például, ha a HR-osztály a toborzási eljárás során az érintett önéletrajzát elemzi, azt kizárólag a kiválasztási folyamat keretein belül használhatja fel.

Az Mt. és az AI Act előírásait párhuzamosan kell figyelembe venni. Ennek értelmében előfordulhat, hogy a munkavállaló jogos érdekei alapján lehetőség nyílhat biometrikus adatainak, például a belépéskor történő azonosítás céljából történő kezelésére. Ugyanakkor fontos hangsúlyozni, hogy az ilyen azonosítás során gyűjtött adatok nem használhatók fel más célokra, mint például a munkavállaló érzelmi állapotának kiértékelésére.

A munkáltatónak nemcsak az Mt. 11/A. §-a szerint, hanem az AI Act keretein belül is tájékoztatnia kell a munkavállalókat a munkaviszony ellenőrzése során. Ha a munkáltató technikai eszközöket alkalmaz, akkor az Mt. 11/A. §-ának megfelelően írásbeli tájékoztatásra van szükség. Fontos azonban, hogy ha a munkavállalók teljesítményének értékeléséhez mesterséges intelligenciát használnak, akkor nemcsak az Mt. előírásait kell betartani, hanem a munkavállalót arról is értesíteni kell, hogy AI-rendszert alkalmaznak a teljesítmény felmérésére. Ezen kívül tájékoztatni kell arról is, hogy az értékelés során milyen adatokat dolgoz fel az AI, és milyen szempontokat vesz figyelembe az eredmények meghatározásakor.

Ezeket a tényezőket figyelembe véve a munkáltatóknak és a HR szakembereknek különös gondossággal kell eljárniuk az AI-rendszerek integrálása és működtetése során. Fontos, hogy megfeleljenek a vonatkozó jogszabályi követelményeknek, beleértve az AI Act, a GDPR és a Munka Törvénykönyve irányelveit is. A megfelelő elővigyázatosság segíthet elkerülni a jogi problémákat és biztosítani a technológia felelős használatát.

Az első lépésként kiemelten fontos, hogy elvégezzük a használt vagy tervezett eszközök alapos auditját. Ennek célja, hogy világosan megértsük, a szabályozás miként érinti a tevékenységünket. Ezt követően célszerű felmérni, hogy jogszerű működésünk érdekében milyen változtatásokra van szükség, különösen akkor, ha már alkalmaztunk olyan rendszereket, amelyek a mesterséges intelligenciára vonatkozó szabályozás hatálya alá tartoznak. Emellett elengedhetetlen, hogy biztosítsuk a szükséges technikai feltételeket, kidolgozzuk a megfelelő szabályzatokat, és felkészítsük az eszközök felügyeletéért felelős személyeket. Ne feledkezzünk meg a nyilvántartások vezetéséről, valamint a munkavállalók és képviselőik tájékoztatásáról sem, hiszen a megfelelő kommunikáció kulcsfontosságú a zökkenőmentes átálláshoz.